1. Approntare una Setup Checklist per capire cosa serve per mettere le persone nelle condizioni di lavorare da casa. Capita molte aziende abbiamo già in casa gli strumenti giusti e quindi di fatto sono “remote ready”: in questi scenari il cambiamento sarà quindi strutturale, ma bisognerà agire soprattutto su cultura e policy. In particolare bisogna verificare di avere:

•  uno strumento di comunicazione sincrona, per permettere alle persone di confrontarsi, porre domande veloce o chiedere un chiarimento. Si tratta per esempio di strumenti come Slack, Microsoft Teams, Hangout, Skype;
  
• uno strumento di comunicazione asincrona, che consenta di scrivere contenuti più strutturati, generalmente pubblicati in ordine cronologico. Si tratta per esempio di strumenti come Basecamp, WordPress, Yammer, Workplace by Facebook;
• uno strumento che consenta l’archiviazione di documenti, immagini, file, ecc.. Si tratta di strumenti come Dropbox e Google Drive;
• uno tool per le videoconferenze, come Zoom, Hangouts Meet, Skype;
  
• una lista delle attività che generalmente richiedono la presenza per comprendere se e come “remotizzarle”;
• una lista delle policy di sicurezza e ripensarle aggiornandole in chiave remote working.

2. Pensare alla dotazione IT per tempo, per fare in modo che tutto funzioni senza problemi per i dipendenti che lavorano da casa.

3. Comprendere come passare dalle riunioni fisiche alle call e ai meeting virtuali.

4. Indennità: workspace e Internet. È importante prevedere per chi lavora da casa dei rimborsi per esempio per Internet, la babysitter, le sedie e le scrivanie, le webcam, le cuffie, ecc..

5. Task e Project Management. È necessario capire come le attività sono assegnate e qual è l’organizzazione del lavoro. C’è chi usa ad esempio utilizza in ufficio delle lavagne: tutto questo deve diventare digitale. Fortunatamente, ci sono già molti strumenti che possono aiutare nell’assegnazione dei compiti: GitHub, Trello, Asana, Pivotal Tracker sono solo alcuni di quelli disponibili sul mercato.

6. Raccogliere e sistematizzare le richieste di chi lavora da remoto: avere visibilità di tutti i problemi che le persone stanno avendo in remoto dà modo alla società di trovare il modo per risolverli.

7. Gestire le paure del management, rassicurandolo sul fatto che la produttività dei lavoratori da casa non è inferiore, anzi. Di fatto, uno dei motivi principali per cui le aziende non consentono il lavoro a distanza è che il management teme che le persone non lavorino se sono a casa. Da una prospettiva puramente gestionale, questo è un grosso problema per almeno due motivi: da un lato, la mancanza di fiducia che farà stare male il dipendente indipendentemente da quanto sia bravo e, dall’altro, il fatto che si sta misurando il tempo trascorso in ufficio invece dei risultati. Queste paure sono in gran parte legate alla cultura aziendale. Per cambiare mindset si potrebbe innanzitutto trovare un modo per condividere, anche in forma anonima, queste paure e poi procedere in modo mirato facendo leva su formazione manageriale, cambiamento dei processi, cambiamento delle politiche, ecc. Inoltre può essere d’aiuto rendere più trasparenti le attività, ricorrendo ad esempio a  una combinazione di messaggistica personale e assegnazione di attività su strumenti aperti e condivisi.